Comités de programme

Comité d’admission
Comité de programme
Comité de compétence/évaluation

Le Comité d’admission

I – Objectifs du processus de sélection

Le programme d’anesthésiologie de l’Université de Montréal recherche des étudiants en médecine bien équilibrés qui ont acquis des connaissances théoriques et cliniques leur permettant d’atteindre les compétences nécessaires à la pratique autonome et sécuritaire de l’anesthésiologie.

Les résidents d’anesthésiologie doivent être autonomes et résilients. De plus, ils doivent être capables de travailler en équipe, savoir faire preuve de leadership, avoir une bonne autocritique et un bon jugement.

II– Composition du comité d’admission

Six membres, un membre peut cumuler deux rôles. Il faut éviter d’avoir deux représentants d’un même milieu hospitalier.

– Président du comité d’admission (directeur adjoint du programme)

– Directrice de programme

– Directeur du comité de compétence

– Un représentants de chacun des trois milieux principaux (CHUM, HMR, CHU-HSJ)

– Un représentant du CHAUR (Trois-Rivières)

– Un représentant d’un des autres milieux de formation du programme (ICM, HSC…)

– Le résident sénior du comité de programme

III – Critères de sélection

1) Évaluation des dossiers

Deux évaluateurs notent tous les dossiers. La moyenne des notes des deux évaluateurs est utilisée. L’évaluation se base principalement sur la performance clinique lors des stages d’externat, et sur l’expérience en recherche.

Les échelles utilisées ont été établies au préalable par le comité d’admission;
– L’échelle d’évaluation des stages d’externat s’intéresse principalement à la performance globale dans tous les stages d’externat.

– La recherche est, quant à elle, évaluée sur le niveau de participation dans un ou plusieurs projets de recherche (collectes de données, abrégés, articles …).

– Les candidats DHCEU n’ayant pas d’évaluation de stage d’externat, les résultats aux examens EACMC I et de la CNE sont comptabilisés.

Pondération – Évaluation du dossier pour la sélection à l’entrevue

Externat 90%
Recherche 10%

Les cinquante (50) candidats ayant obtenu les meilleurs scores sont convoqués à l’entrevue.

2) Entrevue

Les six (6) membres du Comité d’admission sont présents à toutes les entrevues et évaluent tous les candidats sans tenir compte de l’évaluation préalable de leur dossier.

Échelle

L’entrevue est composée de six (6) questions standardisées. À la fin de l’entrevue, le candidat dispose d’un temps pour faire part au comité de toute information qu’il juge importante et qui n’aurait pas été abordée durant l’entrevue. L’entrevue est évaluée selon une grille de critères élaborée par le comité d’admission. Les thèmes abordés en entrevues sont la pertinence de la candidature, l’implication, la perception du travail d’équipe, la résilience, le leadership, le jugement et l’autocritique.

Pondération

La note attribuée à l’entrevue est constituée de la moyenne des scores octroyés par les six (6) évaluateurs. Tous les candidats répondent aux mêmes questions et les questions d’entrevue sont modifiées annuellement.

3) Classement final
Pour le classement final des candidats, tant le dossier que l’entrevue sont considérés.

Pondération – Classement final;

Externat 50%
Recherche 10%
Entrevue 40%

Le Comité de programme

Le comité de programme a pour mandat de conseiller et de seconder la directrice de programme et le directeur adjoint dans la gouvernance du programme de résidence en anesthésiologie. Il planifie, organise et supervise la formation des résidents du programme. Le programme doit s’assurer que les résidents obtiennent la meilleure formation possible et que les normes de qualité établies par la faculté de médecine et les différents organismes d’agrément soient atteintes.

Composition du comité de programme

Directrice de programme
Directeur adjoint de programme
Président du comité de compétence (co-présidence possible)
Directeur du département
Directrice programme surspécialité douleur
Directeur du comité de la recherche
7 Responsables des principaux milieux CHUM/HMR/CHUSJ/ICM/HSC/CHRTR/H. St-Jérôme
4 Représentants des résidents de R1 à R4

Fonctionnement

Le comité se rencontre sept fois par année à raison de deux heures par séances. Deux de ces rencontres ont un agenda plus particulier;

Présentation du Rapport des résidents en juin
Planification stratégique & Amélioration continue en novembre

Le quorum est fixé à 50%. Pour la prise de décision, le consensus est souhaité. En cas d’échec, le vote est demandé, tous les membres ont droit de vote, et la directrice tranche en cas d’égalité.

Transmission de l’information

Un procès-verbal est rédigé par la directrice de programme après chaque rencontre et il est transmis à l’ensemble des membres. Les responsables de milieux sont responsables de transmettre les nouvelles informations et les décisions prises à leur milieu de pratique. Les représentants des résidents sont responsables de faire de même avec les résidents. Il est à noter qu’habituellement, le comité ne discute pas des performances individuelles des résidents puisque c’est au comité de compétence et évaluation que la performance est évaluée. Néanmoins, si ce type de conversation venait à avoir lieu, cette information doit demeurer confidentielle. Elle sera alors transmise au résident concerné par la direction de programme au moment jugé opportun.

Le comité de compétence et évaluation

Mandat

Le comité de compétence et évaluation (CCE) effectue l’évaluation rigoureuse et transparente du rendement des résidents en fonction des normes nationales de la discipline. Il a pour but de soutenir tous les apprenants dans leur parcours vers une capacité d’exercice de pratique anesthésique indépendante et d’évaluer si les apprenants satisfont aux exigences de la discipline. Cela est effectué en procédant à un examen et une synthèse des données d’évaluation qualitatives et quantitatives à chaque étape de la formation, pour s’assurer que tous les apprenants vont satisfaire aux exigences de la discipline. Ses conclusions, entérinées par la direction de programme, ont une portée formative et évaluative.

Le CCE :

Suit la progression de chaque résident en faisant une synthèse au moins bisannuelle des résultats de différentes évaluations et observations, y compris les Activités professionnelles confiables (APCs), les évaluations de fin de stage, et autres, par le biais du document en annexe A, qui permet de structurer l’information présentée de façon consistante d’un dossier à l’autre.
Évalue les capacités cliniques grandissantes de chaque apprenant par le biais des sources de données ci-haut à chaque étape du programme.
Statue le passage de l’apprenant à la prochaine étape de formation.
Propose des plans de remédiation ou d’apprentissage qui répondent aux besoins individuels de l’apprenant, le cas échéant.
Propose des conclusions et des recommandations au comité de programme concernant :

le passage des résidents à la prochaine étape de la formation ;
des plans d’apprentissage individuels élaborés pour cibler les points à améliorer ;
l’état de préparation des résidents à se présenter aux examens du Collège royal ;
l’état de préparation des résidents à exercer de façon autonome après avoir franchi l’étape de transition vers la pratique ; l’incapacité d’un stagiaire à progresser au sein du programme ;

les résultats escomptés de tout plan de soutien ou de remédiation établi pour un résident en particulier.

Structure, rôles et responsabilités

Structure

Le CCE relève du comité de programme.

Le comité est composé :

Du président et co-président du Comité de compétence et évaluation
De la directrice de programme
Du directeur adjoint du programme et président du comité d’évaluation
De réviseurs principaux représentant chacun des sites d’enseignement
D’un ou de plusieurs représentants des résidents du programme d’anesthésiologie
De façon facultative :
- D’un représentant d’une spécialité médicale autre
- D’un représentant du public

Le président du CCE est nommé par la directrice de programme. Son mandat est renouvelé annuellement.

Les réviseurs principaux sont nommés par le président du CCE et entérinés par la directrice de programme. Leur mandat est renouvelé annuellement.

Le ou les résidents sont nommés par les résidents selon un processus de sélection qui est connu et accepté par les résidents.

Les représentants d’autres spécialités médicales et du public sont invités à siéger, d’une séance à l’autre, par le président du CCE ou par la directrice de programme.

Rôles

Le président du Comité de compétence et évaluation :

Établit le calendrier des réunions du CCE ;
Détermine l’agenda (dossiers des résidents à réviser) des réunions de CCE ;
S’assure de l’obtention du quorum ;
Préside les réunions du CCE ;
A accès aux données d’évaluation (évaluations de stage, résultats d’examen, etc.) et les présente aux membres du CCE, au besoin ;
Rédige les rapports du CCE, et les procès-verbaux des délibérations du CCE ;
Transmets les rapports de CCE à la directrice de programme et au directeur adjoint de programme pour approbation ;
Transcrit les conclusions des rapports dans le eportfolio des résidents ;
À droit de vote sur la conclusion des délibérations du CCE si vote est tenu ;
Prends les décisions finales en cas de désaccord dans les conclusions relevant du CCE;
S’assure que les responsabilités en matière de confidentialité soient respectées ;

Le président du comité d’évaluation/directeur adjoint :

En cas d’évaluation MedSIS avec mention « à porter à l’attention du comité de compétence » ou encore d’une quelconque inquiétude mentionnée par le milieu de stage, contacte le responsable de stage afin d’obtenir un compte rendu détaillé des éléments problématiques soulevés ;
En cas d’évaluation MedSIS avec mention « à porter à l’attention du comité de compétence » ou encore d’une quelconque inquiétude mentionnée par le milieu de stage, contacte le résident pour documenter sa perception sur sa performance ;
En cas d’évaluation MedSIS avec mention « à porter à l’attention du comité de compétence » ou encore d’une quelconque inquiétude mentionnée par le milieu de stage, est responsable de transmettre au CCE la version des deux parties ;
Est responsable d’inscrire et de signer la décision du CCE quant à la réussite des stages sur la plateforme MedSIS ;
En cas de demande de révision de la part d’un résident lors d’un stage échoué, accompagne la directrice de programme au comité de révision universitaire ;

La directrice de programme et/ou le directeur adjoint (en l’absence de la directrice) :

Assistent aux délibérations du CCE ;
Émettent leurs commentaires et réflexions afin d’enrichir les délibérations ;
N’ONT PAS droit de vote sur la conclusion des délibérations du CCE si vote est tenu ;
S’assurent que les rapports de CCE reflètent adéquatement les délibérations ;
Entérinent les recommandations du CCE ;
Rencontrent les résidents au moins une fois par année pour discuter avec eux de leur progression telle qu’évaluée par le CCE.

Les réviseurs principaux :

Révisent le eportfolio des résidents et en font un rapport verbal et écrit au CCE. Le rapport comprend obligatoirement :
- Les dates ou les périodes académique couvertes par le rapport ;
- Le nombre d’APCs observées ;
- Le nombre d’APCs réussies ;
- Le nombre d’APC expirées ;
- Un résumé des commentaires pertinents.
Révisent les eportfolios de 3 à 4 résidents par année et au maximum de 5 résidents ;
Assistent aux délibérations du CCE ;
Émettent leurs commentaires et réflexions afin d’enrichir les délibérations ;
Ont droit de vote sur la conclusion des délibérations du CCE si vote est tenu.

Les représentants des résidents :

Assistent aux délibérations du CCE ;
Émettent leurs commentaires et réflexions afin d’enrichir les délibérations, surtout en ce qui est de la perspective de l’apprenant ;
Ont droit de vote sur la conclusion des délibérations du CCE si vote est tenu.

Les représentants d’une spécialité médicale autre et du public :

Assistent aux délibérations du CCE ;
Émettent leurs commentaires et réflexions afin d’enrichir les délibérations ;
Ont droit de vote sur la conclusion des délibérations du CCE si vote est tenu.

Responsabilités

Le CCE respecte le processus établi dans le Guide d’évaluation du résident de la faculté de médecine de l’Université de Montréal.

Les politiques de l’Université quant à la confidentialité et la conservation des données utilisées dans le cadre de la préparation et de la tenue de réunions du CCE s’appliquent.

Tous les membres du CCE avec ou sans droit de vote sont tenus de divulguer tout conflit d’intérêts ayant le potentiel d’influencer les délibérations, notamment lorsque les membres du CCE sont des superviseurs des résidents dont les dossiers seront discutés. Il revient au président du CCE de juger si le conflit d’intérêts divulgué est significatif. Le cas échéant, le président peut :

Retirer le droit de vote relatif aux conclusions du CCE pour le dossier en délibération ;
Demander au membre de se retirer de la réunion durant les délibérations sur le dossier du résident qui fait l’objet du conflit.

Tous les membres du CCE :

S’assurent du maintien de la confidentialité et de la promotion de la confiance par l’échange d’information uniquement avec les personnes qui participent directement à l’élaboration ou à la mise en œuvre des plans d’apprentissage ou d’amélioration.
S’engagent à respecter la confidentialité des données sur les résidents par la signature, en début de mandat, d’un document conçu à cette fin (annexe B). Au début de chaque comité, le premier point à l’ordre du jour visera à faire un rappel de cet engagement de la part de chacun des membres.
Se voit retiré l’accès aux données des résidents (données du eportfolio) dès qu’ils quittent leurs fonctions au sein du CCE.

Processus organisationnel

Les résidents dont le dossier sera révisé en CCE seront informés par courriel dans le mois précédant la réunion du CCE.

Les réunions du CCE sont tenues par vidéoconférence ou en personne.

e quorum est atteint lorsque sont présents :

Le président OU co-président du CCE
La directrice de programme OU le directeur adjoint
Les réviseurs principaux des dossiers discutés à l’agenda
Un représentant des résidents

Les dossiers des résidents sont revus au moins deux fois par année ou plus selon les recommandations du CCE ou encore en fonction des besoins : progression vers une étape ultérieure de développement, inquiétudes soulevées par rapport à la progression d’un résident ou la sécurité des patients. Un calendrier des réunions indique les périodes durant lesquelles les dossiers des résidents dans une même cohorte seront révisé. (ANNEXE C)

Le président du comité détermine quel dossier de résident sera révisé, puis expose aux autres membres du CCE les éléments contextuels pertinents du dossier. Le président du CCE en collaboration avec le réviseur principal expose les éléments d’évaluation contenus au dossier. Le réviseur principal expose son analyse du dossier du résident. Les membres du CCE discutent alors de ces éléments au dossier et portent des conclusions sur la progression du résident et leurs besoins d’apprentissage particuliers, s’ils ont lieu.

Si les délibérations portent sur le dossier du résident qui siège à la réunion en cours, celui-ci se retirera pour la durée des délibérations puis reprendra sa place dès l’analyse du dossier suivant.

Si un vote sur les conclusions est nécessaire, celui-ci est tenu à main levé parmi les membres du CCE qui ont droit de vote.

Les procès-verbaux des délibérations sont inscrits sur un document en format word ou pdf tous protégés par un mot de passe. Les rapports du CCE sont inscrits sur un document en format word ou pdf, protégés par un mot de passe et transmis par courriel institutionnel du président du CCE à la directrice et au directeur adjoint de programme. Les rapports sont ensuite insérés dans le dossier électronique du résident sur le compte Microsoft OneDrive institutionnel de l’université. Finalement, les rapports du CCE sont versés sur la plateforme Medsis pour que le résident puisse y avoir accès ; à ce moment-là, le mot de passe est retiré pour quel le résident puisse accéder au rapport.

Les conclusions du CCE sont entérinées par la directrice de programme (vide supra « rôles de la directrice et du directeur adjoint de programme).

Les conclusions du comité sont toutes communiquées aux résidents par l’entremise du eportfolio, mais peuvent aussi leur être préalablement présentées par la directrice de programme, à sa discrétion.

Processus décisionnel

Le CCE considèrera les performances récentes du résident, sa progression dans le temps et la sécurité des patients. Le CCE utilise une diversité de données pour juger de la progression du résident. Les données et documents revus par le comité incluent :

Le eportfolio
Les évaluations de stage MedSIS
Les résultats d’examens écrits nationaux, notamment l’AKT
Les résultats d’examen écrits locaux, notamment ceux des cours de sciences de base
Les résultats de simulation incluant ceux du CanNASC
Les rapports de simulation d’examen oral
Les présentations orales
Les rétroactions multisources
Projet de recherche et de qualité de l’acte
Le logbook
Les rapports antérieurs de CCE pour apprécier la progression du résident.

Le CCE ne basera son jugement que sur l’information disponible au dossier au moment de la revue. Les expériences individuelles d’un membre du CCE avec un résident ne peuvent être utilisées à moins qu’elles n’aient été préalablement documentées sur des plateformes adéquates.

Les décisions seront habituellement prises par consensus, mais un vote formel sera effectué pour approuver les décisions et en cas d’égalité des votes, le président est celui qui tranchera la décision.

Recommandations possibles

Progression attendue au sein de l’étape ou à une autre étape de développement.
Confirmation de l’éligibilité à l’examen de certification.
Confirmation de la complétion du programme de formation.
Identification de préoccupations nécessitant des mesures de soutien pour la progression de l’apprenant.
Identification de préoccupations nécessitant un plan de remédiation pour la progression de l’apprenant.
Identification d’une préoccupation en lien avec des évaluations, y compris la cadence de demandes et/ou de réussites d’APCs.
Identification de résidents éligibles à des activités ou programme d’enrichissement en raison d’une progression hors du commun.

Plan de remédiation

Le plan de remédiation est un plan pédagogique formel élaboré par le CCE en vue de permettre à un apprenant de surmonter des difficultés qu’il pourrait rencontrer durant son parcours. Le plan de remédiation comprend un inventaire des difficultés identifiées, une élaboration d’un diagnostic pédagogique, une énumération des intentions et des mesures de la remédiation, ainsi qu’un échéancier au terme duquel le CCE évalue l’atteinte de ladite remédiation. Les mesures de remédiation varient selon les difficultés rencontrées, et peuvent inclure — mais ne se limitent pas à — une reprise de stage clinique et une prolongation de la résidence. Le plan de remédiation doit être approuvé par la directrice de programme et l’apprenant pour qui le plan de remédiation a été conçu.

Mesures de soutien

Le plan de soutien vise essentiellement à mettre à la disposition des apprenants des ressources et des outils pour soutenir, faciliter la progression pédagogique des apprenants faisant face à des problèmes de quelconque nature. Le plan de soutien est moins structuré et n’est pas soumis à des échéanciers comme l’est le plan de remédiation puisque le plan de soutien part avec la prémisse que la difficulté présentée par l’apprenant peut se résoudre principalement par des actions prises par l’apprenant lui-même, mais soutenues par le comité de programme. Le plan de soutien peut être accepté en tout ou en partie par l’apprenant.

Les recommandations du CCE entérinées par la direction de programme sont traitées conformément aux règlements des études médicales post-doctorales de l’Université de Montréal qu’on peut retrouver à l’adresse web suivante :

Reglement EMPD Officiel.pdf

ANNEXE A : Rapport de révision en comité de compétence

Date de la révision en comité :
Nom de l’apprenant(e):
Nom du réviseur principal

Niveau actuel de l’apprenant(e) (cocher) :

Transition à la discipline
Fondements
Spécialités
Transition à la pratique

Période révisée :

De:

/ Période :

À :

/ Période :

Nombres totaux d’APCs :

Demandées :

Réussies :

Dernière fiche MedSIS révisée (période) :

Éléments revus (cocher) :

Eportfolio (APC et autres)		Examen écrit national (AKT)
Fiches d’évaluation de stage		Rétroaction multisource
Examen oral biannuel		Présentations orales
Exercices d’observation directe		Projet de recherche / qualité de l’acte
Examen de simulation (CanNASC)		Logbook
Examen écrit local

Notes de révision (incluant points forts et points à améliorer) :

Plan de développement :

Décision du comité de compétences (cocher)

Progresse comme attendu
Préoccupations soulevées sur le nombre d’APCs observées jusqu’à présent
Nécessite un plan de soutien
Nécessite un plan de remédiation (problématique majeure ou récurrente)
Progresse au-delà des attentes (pourrait consacrer du temps à parfaire des compétences particulières)

Président du comité de compétences :

Signature :

ANNEXE B

ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ

APPLICABLE AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS AUXQUELS LE SIGNATAIRE A ACCÈS

DANS L’EXERCICE DE SES FONCTIONS À L’UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL*

Attendu que l’Université de Montréal est tenue, en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, d’assurer la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille et détient ;

Attendu que dans le cadre de mes fonctions je peux avoir à accès à de tels renseignements.

Je, soussignée, (prénom et nom) :_________________________________________________

Matricule : _______________________________________

M’engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels auxquels j’aurai accès dans l’exercice de mes fonctions.

Je reconnais avoir pris connaissance de la Politique de sécurité de l’information 40.28 ainsi que la Directive relative à l’utilisation du courrier électronique 40.20, et m’engage à les respecter.

Plus particulièrement, je m’engage :

À n’accéder qu’aux renseignements nécessaires à l’exécution de mes tâches;
À n’utiliser ces renseignements que dans le cadre de mes fonctions;
À ne révéler aucun renseignement personnel dont j’aurai pris connaissance dans l’exercice de mes fonctions à moins d’y être dûment autorisé;
À n’intégrer ces renseignements que dans les seuls dossiers prévus pour l’accomplissement des mandats qui me sont confiés;
À conserver ces dossiers de sorte que seules les personnes autorisées puissent y avoir accès;
À protéger par un mot de passe, l’accès à l’information confidentielle que je détiens ou à laquelle j’ai accès;
À disposer, s’ils contiennent des renseignements personnels, de tout papier rebu par déchiquetage;
À informer sans délai mes supérieurs de toute situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon la sécurité, l’intégrité ou la confidentialité des renseignements détenus par mon employeur;
À ne conserver à la fin de l’emploi ou du contrat aucun renseignement personnel transmis ou recueilli dans le cadre de mes fonctions et à maintenir mon obligation de confidentialité à leur égard.

EN FOI DE QUOI, J’AI SIGNÉ À _______, ce ______

Nom : _________ Titre : ___ _______

Signature : ____________________

*L’exemplaire principal de ce document doit être conservé dans le dossier de l’employé conservé à la Direction des ressources humaines. Un exemplaire secondaire peut être conservé dans le dossier de l’employé de l’unité concernée.

Dernière mise à jour : 28 septembre 2015

ANNEXE C : Calendrier régulier de révision en comité de compétence

Le Comité d’admission

Le Comité de programme

Le comité de compétence et évaluation

La Faculté de médecine