Règlements internes

Vous avez à chaque année;

• 20 jours de vacances
• 10 jours d’études
• 7 jours de congrès
• 6 jours de maladie

Vous pouvez, à votre guise, prendre jusqu’à 3 jours d’absence (journées personnelles) par année, sans justification, dans votre banque de journée maladie. Ces journées d’absences ne peuvent pas être consécutives. Lorsque vous faites une demande d’absence pour maladie, il est dans le droit de l’établissement de vous demander une pièce justificative.

Annuellement, vous pouvez décider de reporter 10 jours de vacances, 7 jours d’études et 5 jours de congrès. Il est important, au début de l’année, d’utiliser l’onglet vacances/études/congrès reporté(e)s en premier, car vous pourriez perdre vos journées dans le cas contraire. Les journées en banque ne peuvent pas être reportées deux années de suite. Vous ne pouvez donc pas reporter 20 jours de vacances pour l’année suivante.

Sauf exception COVID, décision en suspend pour 2022-2023

Par exemple, si vous prenez 10 jours de vacances R1 et que vous reportez 10 jours l’année suivante, vous devez utiliser vous 10 jours de vacances reportés durant le R2, et en accumuler électroniquement 10 autres.

À la fin de l’année, les journées vacances et maladies supplémentaires sont monnayables, contrairement aux journées d’études et de congrès.

Vacances

La demande doit être effectuée sur le portail, au plus tard 60 jours avant la date du congé. Dans ce cas, la demande ne peut pas être refusée, sauf si l’établissement peut démontrer que votre absence entraine un préjudice à la population desservie. Si vous n’avez pas de réponse de l’établissement dans les 15 jours ouvrables suivant votre demande, le congé est réputé accepté. Si vous prenez la semaine complète en vacances, l’établissement doit vous accorder les fins de semaines entourant les vacances. Vous pouvez envoyer une demande dans les 60 jours précédant la date du congé, mais l’établissement est dans le droit de vous le refuser. De même, nous vous rappelons que le portail et la convention ne prévoit pas de demi-journée de congé. À noter que les départements d’anesthésie de l’Université de Montréal n’ont jamais, jusqu’à présent, refusé les vacances en invoquant un préjudice à la population desservie. Cependant, lorsque plusieurs résidents prennent leurs vacances en même temps lors d’un stage d’anesthésie, il est possible que l’ARC s’adresse à tous les résidents en leur demandant si certains peuvent déplacer leurs vacances sur une base volontaire.

En anesthésie, vous ne pouvez pas demander des vacances d’avance pour la période 7. Vous devez attendre d’avoir établi avec le résident coordonnateur si vous faites la garde de Noël ou du jour de l’An. De plus, lorsque vous êtes en stage d’anesthésie, les trois principaux milieux (CHUM, HMR, CHU-HSJ) offrent habituellement une semaine non clinique (souvent 2 jours fériés, une fin de semaine et 3 jours de semaine). Ainsi, soyez prudent dans l’ajout de jours supplémentaires de congé, il est de votre responsabilité de s’assurer que votre stage demeure valide, en considérant que les journées données sont des journées manquées. Dans la majorité des situations, vous ne pourrez que prendre une journée de vacances supplémentaires : 16 jours ouvrables permettent 4 jours de congés (12/16 = 75%).

Pour tous les stages, lors de la période des fêtes, tel que stipulé dans l’article 23.06, à l’occasion de Noël ou du jour de l’An, le résident a droit à 5 jours de congés consécutifs. (Ceci inclut les jours fériés et les fins de semaines).

Congrès

 Les demandes de congrès doivent être effectuées 30 jours avant la date du congrès. L’établissement ne peut pas vous refuser une demande de congrès, sauf si elle est faite en retard. La convention ne prévoit pas de journée pour le déplacement, mais la direction du programme d’anesthésie ne s’oppose pas à ce qu’une journée soit demandée à cet effet. Cette modalité n’est valide que dans les stages d’anesthésie.

Étude

La demande ne nécessite plus de justifier la journée d’étude par un examen. Il n’y a pas de délai minimum pour demander une journée d’étude. Assurez-vous par contre que votre stage demeure valide et que vous n’avez pas de pont cette journée-là. De plus, une journée d’étude ne dispense pas de faire la garde.

Congés fériés

Une journée fériée peut être reprise dans l’année en cours (avant le 1^er juillet) ou rémunérée (1/130^e de votre salaire annuel). Chaque résident devrait avoir 13 journées fériées dans l’année. Il peut arriver, lorsque vous vous déplacez dans un autre établissement, que vous ayez accès à plus ou moins 13 journées. Si le nombre est inférieur à 13, il est de votre responsabilité de contacter votre agent payeur.

Validité des stages

 Vous ne pouvez pas être absent plus de 25% des journées ouvrables du stage en cours, sinon il sera réputé comme étant invalide. Les ponts et les gardes ne sont pas considérés dans le 75% de présence. Il est de votre responsabilité de vous assurer que votre stage est valide, il ne faut donc pas se fier au fait que le responsable de stage a approuvé les absences en les signant. En cas de doute, discutez-en avec le responsable de stage. De même, s’il vous arrive un imprévu lors votre stage qui nécessite plus d’absences que cela est acceptable, explorez les pistes de solutions possibles avec le responsable de programme ou au besoin avec la direction de programme.

Les libérations octroyées par le programme (cours, formations, activités bien-être), de même que les pré/post-gardes sont considérées comme étant travaillées. Elles ne sont pas inclues dans le 25% d’absence.

Depuis l’an dernier, les journées d’absence dues à un isolement COVID sont réputées, selon l’université, comme n’étant pas des journées travaillées. Il va donc du milieu d’évaluer avec vous si l’exposition au stage a été suffisante pour acquérir les connaissances nécessaires. Cela signifie que vous pourriez devoir reprendre des journées d’absences ou un stage complet si votre isolement s’est ajouté à une période de vacances.

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Exemple de nombre de jours d’absences permis :

Stage de 4 semaines :

• • 20 jours ouvrables
  • 25% x 20 jours = 5 jours ouvrables d’absence

Stage de 8 semaines

• • 40 jours ouvrables
  • 25% x 40 jours = 10 jours ouvrables d’absence

Stage de 12 semaines :

• • 60 jours ouvrables
  • 25% x 60 = 15 jours ouvrables d’absence

Stage de 4 semaines et 1 journée fériée :

• • 19 jours ouvrables
  • 25% x 19 jours = 4.75 jours ouvrables (qui est arrondi à 5 jours ouvrables)

Consensus : vous pouvez prendre une semaine de congé EN PLUS de la journée fériée. Si celle-ci est dans votre semaine de vacances, vous pouvez ne prendre que 4 jours dans la banque de congés.

Ce scénario est reproductible dans les stages de 2 fériés en 2 mois etc…

Stage de 4 semaines et 2 journées fériées :

• • 18 jours ouvrables
  • 25% x 18 jours = 4.5 jours ouvrables (ce qui est arrondi à 4 jours ouvrables)

En toute situation, vous pouvez calculer la durée de votre stage et faire la multiplication. Il faut cependant noter que pour être considérée comme une journée d’absence permise, le résultat doit être SUPÉRIEUR à 0.5.

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Situations particulières

Les cours de sciences de base du programme sont réputés comme étant des périodes travaillées et qui ne sont pas retirées de votre banque d’absence pour la validité. Cependant, vous ne pouvez pas prendre une demi-journée de congé en matinée, la libération pour le cours débute à 13h. La présence au cours est obligatoire, sauf si vous être en mois de nuit ou en vacances. Ces absences doivent tout de même être justifiées auprès du secrétariat. Si vous désirez être exemptés de tâche clinique durant cette journée (et par le même fait, de cours), vous devez prendre la journée en congé. Ainsi, si votre absence est non justifiée, vous serez considérés automatiquement en congé.

AEU; Julie Korzeniewski (julie.korzeniewski.hsj@ssss.gouv.qc.ca)

Les libérations pour étude accordées aux R4 et au R5 sont une situation un peu particulière. Si vous désirez prendre la semaine complète en congé, le programme vous demande de prendre la journée du mardi/mercredi habituellement libérée dans votre banque de congé également.

Pour vous aider, vous pouvez compter les 4 journées de libération pour étude comme une journée d’absence de stage, pour calculer la validité du stage.

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Par exemple, j’ai mes libérations pour étude le mardi :

Stage de 4 semaines sans férié, où je veux prendre une semaine de vacances :

Je dois prendre 5 jours dans ma banque.  J’ai tout de même droit à mes libérations pour étude le mardi les 3 semaines restantes.

Stage de 4 semaines sans férié, où je ne veux pas prendre de semaine de vacances

J’ai mes libérations le mardi pour étudier. De manière supplémentaire, je peux prendre 4 jours d’absence pour étudier ou assister à des congrès.

Stage de 4 semaine avec un férié, où je ne veux pas prendre de semaine de vacances :

19 jours ouvrables x 25% = 4.75 jours (5 jours ouvrables d’absence)

J’ai le droit aux mêmes libérations que s’il n’y avait pas férié dans la période

Stage de 4 semaines avec deux fériés:

18 jours ouvrables x 25 % = 4.5 jours (4 jours ouvrables d’absence)

En plus des deux fériés, je peux prendre trois jours d’absence. Je maintiens mes libérations le mardi pour l’étude.

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Règlements concernant la gestion de la liste de gardes

(*Ce document n’est valide que pour les stages en anesthésiologie du programme de l’UdeM*)

1-Rôle de l’ARC (Assistant Résident-Coordonnateur) :

Nomination d’un seul résident pour 1 année académique, possiblement renouvelable.

En anesthésie, il y a 3 ARCs pour les principaux milieux (HMR, CHUM et HSJ).

Article 15.1-15.3 Convention FMRQ : (Résumé)

« Le résident-coordonnateur (en anesthésie ARC) agit à titre d’intermédiaire entre les instances administratives de l’établissement et l’ensemble des résidents qui y effectuent un stage pendant l’année. […] Le résident-coordonnateur participe à l’élaboration des listes de garde et s’assure de faire le réaménagement nécessaire de la couverture en cas de besoin. »

2-Délai minimal avant la période pour recevoir la liste de garde :

Article 12.21 :

L’établissement doit transmettre au résident concerné et à l’association la liste de garde, au moins cinq (5) jours ouvrables avant sa mise en application.

3-Définition d’une garde et maximum :

3.1 Garde en établissement :

Quel est le maximum?

Article 12.09

“Le résident ne peut être tenu d’effectuer plus de six (6) gardes en établissement par période de vingt-huit (28) jours de calendrier.”

Que constitue une garde en établissement?

Article 1.12

Durant la semaine, celle-ci débute après la journée régulière de travail d’un maximum de douze (12) heures, ce qui peut différer d’un service à un autre, et doit se terminer, au plus tard, à minuit

• Ainsi, le pont (16h-18h30) n’est pas comptabilisé comme une garde.
• Vous avez un maximum de 1 pont par semaine de présence dans la période. Il peut cependant y avoir deux ponts dans la même semaine.
• Les samedis, les dimanches, les jours fériés, et dans certaines situations particulières comme la P7, les gardes de jour sont considérés comme une garde à part entière, et les gardes de nuit sont aussi considérées comme des gardes distinctes et à part entière. En anesthésie, la garde de jour débute à 8h00 et doit se terminer avant 20h00 (souvent elle se termine à 16h00), et la garde de nuit ne peut débuter qu’à partir de 16h00 et doit se terminer au plus tard à 8h00 le lendemain matin
• Ainsi les gardes de jour ET de nuit sont comptabilisées comme une garde lors du samedi-dimanche

3.2 Garde à domicile (Pour Trois-Rivières et autres milieux périphériques) :

Quel est le maximum?

Article 12.15

Lorsque le service de garde se fait à partir du domicile, le résident ne peut être tenu d’effectuer plus de neuf (9) gardes par période de vingt-huit (28) jours de calendrier. Il n’y a aucun intervalle entre les gardes à domicile.

* Ex. Si le patron peut dormir à la maison, c’est une garde à domicile.*

4-Résidents en stage de mois de nuit :

Il est entendu avec le programme d’anesthésiologie que la plupart des périodes dans les milieux principaux (CHUM, HMR et HSJ) aient un résident en stage de nuit. Ceci a été instauré dans le but de maximiser l’exposition des résidents dans leurs stages respectifs et afin d’éviter la perte de plusieurs journées avec les pré/post-gardes de semaine. Ce stage comprend 4 semaines de 4 nuits consécutives au bloc opératoire, il doit être fait dans sa totalité pour être valide. L’échange de nuit de semaine ne devrait être réservé que lors de circonstances exceptionnelles. Aucune vacance n’est permise pendant le stage de nuit.

Les stages de nuit d’anesthésie d’un mois sont les suivants;

• Stage d’introduction à l’anesthésie nuit R1 : CHUM ou HMR (1 mois)
• Stage de fondement d’anesthésie adulte nuit R2 : CHUM ou HMR (1 mois)
• Stage de fondement d’anesthésie pédiatrique/obstétricale nuit R3 HSJ (1 mois)

5-Résidents en stage de 1 à 2 semaines de nuit – 2 à 3 semaines de jour :

Le programme d’anesthésiologie de l’Université de Montréal comprend plusieurs stages combinés de 1 à 2 semaines de nuit (4 nuits/semaine) et 2 à 3 semaines de jours. Aucune vacance n’est permise pendant la ou les semaines de nuit. Dans le cas échéant, l’entente est que l’ARC peut vous mettre de garde une seule fin de semaine lors de ce stage.

Les stages de nuit d’anesthésie de 1 à 2 semaines sont les suivants;

• Stage d’anesthésie trauma R4 : HSC (1 semaine)
• Stage d’anesthésie transition à la pratique adulte nuit R5 : CHUM ou HMR (1 à 2 semaines)
• Stage d’anesthésie transition à la pratique pédiatrique/obstétricale nuit R5 CHU-HSJ (1 à 2 semaines)

Lors de ces stages, certains R4/R5 effectuent leur stage jumelé avec un R1/R2 pour les stages nuits adultes ou plus rarement un R3 pour le stage nuit pédiatrique. Ce jumelage a pour but de permettre aux résidents séniors de partager leur expertise et aux juniors d’apprendre auprès de leurs collègues séniors.

Les R5 de garde en stage de nuit à la période 7 ne font qu’une seule semaine de nuit. Le stage de quatre semaines se déroule alors comme suit (l’ordre des semaines peut varier);

• Une semaine de garde de nuit (plutôt que deux) suivi d’un week-end sans garde. La semaine est constituée de quatre nuits du lundi au jeudi.
• Une semaine de congé (sept jours incluant Noël ou le jour de l’an) pendant les deux semaines de ralentissement des activités.
• Une semaine de pré/post garde sur la liste de garde pendant les deux semaines de ralentissement des activités.
• Une semaine de cinq jours où il est garanti qu’il n’y aura pas de garde de semaine et de vendredi nuit, possibilité d’un pont par contre.

6-Élaboration de la liste de garde :

L’ARC est responsable de l’élaboration de la liste de garde des résidents couvrant le service pour la période concernée tout en respectant les règles de la convention.

Article 12.18
Le résident a droit à deux (2) fins de semaine de congé́, sans aucune activité́ clinique, par période de vingt-huit (28) jours de calendrier. De plus, le résident ne peut travailler plus de deux (2) fins de semaine consécutives.

Il est nécessaire que les résidents répondent aux sondages des ARCs dans les délais demandés afin de faciliter la création de l’horaire dans un délai raisonnable pour tous les partis.

Dans ces sondages se retrouvent;
– Journées de vacances:

Elles constituent la seule façon de garantir l’absence de garde lors d’une fin de semaine lorsque les vacances précèdent ou suivent la fin de semaine en question.

– Journées d’étude, de congrès et d’enseignement :

N’engendrent pas de protection de garde de la fin de semaine adjacente. Garantissent l’absence de garde lors des journées d’absences prises.

– Exemptions personnelles :

À noter que les ARCs ne sont pas tenus de respecter les exemptions. En effet, il n’est question nulle part dans la convention FMRQ d’exemptions. Ainsi, les ARCs, par gentillesse, tentent de vous accommoder dans votre vie personnelle chargée.

Toutefois, il se peut que les ARCs soient dans l’incapacité de vous accommoder. Ainsi, si un congé vous est essentiel, il est préférable de le demander en vacances afin de vous assurer de votre absence clinique ou de garde de fin de semaine.

Il est demandé de donner un maximum de 2 exemptions par période ou un maximum de 1 exemption si vous avez une semaine d’absences/vacances prévue.

– Autres congés (maladie, décès, mariage, etc.) :
L’ARC évitera de mettre une garde selon les différents règlements de la convention.
*L’ARC est humain et comprend vos situations particulières lorsqu’elles sont expliquées.*

7-Prorata des congés :

Article 12.20
Lorsqu’en vertu de l’entente, le résident bénéficie de congés, le nombre total de gardes et de quarts de travail effectué par le résident au cours d’une même période de vingt-huit (28) jours est réduit au prorata du nombre de jours de congé́ durant ladite période.
Par ailleurs, si vous prenez une semaine de vacances, vous ne devez pas effectuer plus de quatre (4) gardes en établissement ou six (6) gardes à domicile
*Ainsi, avec 1 semaine de vacances vous pouvez avoir 2 fins de semaine de garde (2x 2 jours = 4)*

8-Particularités en anesthésie et découvertures :

Horaire de garde par milieu :

À noter que tous les milieux n’ont pas tous le même horaire de garde. Par exemple, certains débutent les gardes de jour de fin de semaine à 7h30 et d’autres à 8h00. Il est de votre devoir de bien regarder l’horaire et les heures de vos gardes.

Délai minimal pour changer la garde :

Dans certaines circonstances exceptionnelles (ex.: maladie, COVID, décès, etc.), la liste de garde peut être modifiée jusqu’à 5 jours de préavis sur les changements.

Article 12.20

“Finalement, veuillez noter que l’établissement pourrait modifier cette liste en cours de période dans la mesure où l’ensemble des dispositions prévues à l’article 12 sont respectées, et ce, au plus tard cinq (5) jours avant le moment où vous devez travailler, selon l’article 59.0.1 de la Loi sur les normes du travail. Après ce délai, vous pourriez contester ce changement.”

Absence de la garde pour maladie;

Il est attendu que le résident qui doit s’absenter de sa garde pour cause de maladie doit faire l’effort de tenter de changer sa garde avec un collègue dans la mesure du possible.

Découvertures :

Il est entendu que les résidents R4/R5 avec une seule semaine de nuit peuvent se voir ajouter une deuxième semaine de nuit en cas de découverture, sauf s’ils sont en stage en P7. De plus, les résidents séniors jumelés peuvent voir leur stage déplacé si une découverture survenait. Dans les deux situations, c’est le directeur adjoint qui communiquera avec les résidents concernés pour discuter des modalités de changement de la grille de stage.  S’il s’avérait difficile en pratique de déplacer des résidents en position de dédoublement de stage afin de couvrir des semaines de nuit en situation de découverture, l’alternative pour le programme serait de maintenir les stages de deux semaines et de doubler l’ensemble des stages de nuit visés par les jumelages, ce qui minimiserait tant le risque de découverture que le risque de devoir déplacer un résident.

En cas exceptionnel d’absence de résident de nuit de semaine, il est possible d’exiger au résident du pont de poursuivre sa présence clinique jusqu’à 20h.

Périodes comprenant 5 fins de semaine :

Il est possible lors d’une période comprenant 5 fins de semaine de faire plus de 2 fins de semaine de garde tout en respectant les règles de la convention collective (stage de plus de 28 jours).

 Gardes en stage de recherche :

Il est possible de vous demander de faire des gardes dans le milieu d’attache de votre projet de recherche selon les mêmes normes que tout autre stage.

Gardes en stage de douleur :

Les résidents en stage de douleur peuvent seulement être de garde le samedi soir-nuit. Cette règle a pour but de minimiser la perte d’exposition du stage et en éviter un pré ou post garde.

Période du temps des fêtes (P7) :

Les vacances pendant cette période ne peuvent pas être octroyées avant la mise en place de la liste de garde. Vous devez donc attendre d’avoir établi avec le résident coordonnateur si vous faites la garde de Noël ou du jour de l’An. De plus, lorsque vous êtes en stage d’anesthésie, les trois principaux milieux (CHUM, HMR, CHU-HSJ) offrent habituellement une semaine non clinique (souvent 2 jours fériés, une fin de semaine et 3 jours de semaine). À noter qu’il est de la responsabilité des résidents de s’assurer que leurs demandes de congé restent compatibles en tout temps avec les règles qui régissent la validité des stages, attention de bien comptabiliser les absences des Fêtes.

Fériés :

• L’horaire d’un vendredi férié de garde de jour se termine à 16h00, puisque le résident de nuit commence sa garde à 16h00.
• L’horaire d’un lundi férié de garde de jour se termine à 18h30, puisque le résident en mois de nuit commence sa garde à 18h30.
• La garde d’un jour férié n’est pas une garde de fin de semaine.

Article 12.18

Cette définition de fin de semaine ne varie jamais. Ainsi, si un congé férié est prévu un lundi, cette journée ne sera pas considérée comme une journée de fin de semaine, puisqu’elle ne satisfait pas les critères prévus à la définition de fin de semaine de l’article 1.09 de l’entente.

Refus de vacances :

Article 25.01 

Sachez que c’est toujours l’établissement qui a le fardeau de la preuve dans le cas d’un refus de vacances, c’est-à-dire qu’il doit prouver que cela perturberait sérieusement la dispensation des soins médicaux habituellement prodigués par l’ensemble de l’équipe médicale dans laquelle vous faites votre stage.

Jusqu’à présent, le programme d’anesthésie de l’UdeM a toujours privilégié une approche collaborative. Ainsi, lorsque le nombre de résidents en stage est suffisant pour couvrir la liste de garde, mais que plusieurs demandent des vacances simultanément, ou encore qu’une découverture est présente, l’ARC envoie un message à l’ensemble des résidents pour leur demander si certains d’entre eux peuvent couvrir la garde et déplacer leurs vacances le cas échéant. La communication est envoyée à l’ensemble des résidents pour éviter de cibler quelques résidents en particulier. Bien sûr l’ajout de garde doit se faire dans le respect de la convention collective.