Une évaluation MedSIS est complétée et déposée sur le portail à la fin de chaque stage. Si le stage comporte plus d’une période, une évaluation formative mi-stage est recommandée. L’évaluation est habituellement remise verbalement au résident en fin de stage par le responsable de stage (ou son remplaçant).
L’évaluation comporte toujours sept grands thèmes qui se divisent en sous-éléments;
- Professionnalisme
- Expertise
- Communication
- Collaboration
- Gestion
- Promotion de la santé
- Érudition
Les sous-éléments sont notés « progression conforme au niveau de formation » ou « à porter à l’attention du comité de compétence ». L’évaluation s’accompagne également de commentaires et de prescriptions pédagogiques.
Une mention « à porter à l’attention du comité de compétence » ne signifie pas nécessairement que le stage est échoué. Le succès ou l’échec d’un stage avec ce type de mention se décide en comité de compétence/évaluation en considérant l’ensemble du dossier; ce n’est pas le responsable local du stage qui prend cette décision. Il est d’usage que la direction de programme contacte le professeur qui a fait l’évaluation et le résident séparément pour obtenir leurs visions respectives des difficultés notées. De plus, pour toutes évaluations, le résident peut demander à rencontrer le comité de compétence/évaluation.
À l’issue des discussions, le comité peut sanctionner le stage des façons suivantes:
- Succès
- Inférieur aux attentes sans reprise et sans prolongation
- Inférieur aux attentes avec reprise (le nombre de périodes à reprendre peut être inférieur ou égal au nombre de périodes du stage)
- Échec (reprise automatique)
Le responsable de l’évaluation des résidents à la Direction de programme consigne la décision du Comité de compétence / évaluation dans Medsis. À noter que la grande majorité des évaluations de stage n’ont aucune mention « à porter à l’attention du comité de compétence » et sont sanctionnés comme étant réussis sans discussion particulière en comité.
En cas d’échec, le résident en est informé par la direction de programme. Si le résident s’estime lésé et qu’il est en mesure de présenter des faits nouveaux, il peut soumettre une demande de révision, écrite et motivée au vice-doyen aux études médicales postdoctorales, dans les dix jours ouvrables suivant la décision signée sur la fiche MedSiS.
Pour permettre à un résident de graduer, l’Université exige qu’une fiche Medsis ait été remplie et signée pour chacun des stages de résidence. Afin d’éviter de voir leur graduation retardée, les résidents sont invités à être proactifs et vigilants et à s’assurer qu’ils ont bien reçu une évaluation Medsis pour chacun des stages qu’ils ont complété. Si un stage reste sans évaluation complétée après un délai raisonnable, les résidents sont encouragés à relancer le responsable du stage en question. En cas de difficulté à obtenir une évaluation complétée, les résidents doivent absolument aviser la Direction du programme pour qu’elle fasse le suivi nécessaire auprès du responsable du stage.